Accès réservé au personnel de l’ONU


 

 


Avez-vous une question? Vous trouverez ci-après quelques-unes des questions souvent posées. 

Si vous ne trouvez pas la réponse que vous cherchez, prière de nous contacter!
 

Questions d'ordre général
QU’EST-CE QU’UMOJA? 
Qu’est-ce qu’Umoja? 
Qui est concerné par Umoja? 
Où puis-je trouver un complément d’information sur Umoja?
Qu’est-ce qu’un SAP? 
Qu’est ce qu’un ERP? 
Qu’est-ce qu’IPSAS et comment IPSAS est-il lié à Umoja?

METHODE ET CALENDRIER
Quand Umoja sera-t-il mis en œuvre?
Pourquoi Umoja est-il mis en oeuvre par étapes?

CHANGEMENTS ET ADVANTAGES
Pourquoi l’ONU met-elle en œuvre Umoja?
En quoi Umoja diffère-t-il des systèmes que nous utilisons déjà?
En quoi Umoja sera-t-il utile à l’ONU?
Quels sont les avantages d’Umoja?
Quels effets aura Umoja sur les emplois à l’intérieur de l’ONU?
Quels types d’activité seront changés dans le cadre d’Umoja?

PRINCIPAUX CHANGEMENTS PAR DOMAINE D'ACTIVITÈ
Quelles catégories de postes seront le plus touchées par Umoja?
Quels sont les avantages pour le personnel qui conduit des processus d'opérations transactionnelles dans les domaines d’activité d’Umoja?
Quels sont les principaux changements pour le personnel affecté aux services financiers?
Quels sont les principaux changements pour le personnel affecté à la chaîne logistique/aux achats/à la logistique?
Quels sont les principaux changements pour le personnel affecté aux services centraux d’appui?
Quels sont les principaux changements dans le domaine des ressources humaines?
Quels sont les avantages indirects d’Umoja pour le personnel?

FORMATION ET COMMUNICATIONS
Comment les changements seront-ils communiqués au personnel?
Comment le personnel sera-t-il formé à utiliser Umoja?
Quelle formation est offerte pour Umoja?
Comment ai-je accès à la formation à Umoja?
Où puis-je aller pour recevoir de l’aide après la formation?

ASSISTANCE TECHNIQUE 
What is EIDMS?
How do I activate my EIDMS account?
What do I use my EIDMS account for?
I have not received an activation email from EIDMS. Who should I contact?
Comment me connecter à Umoja? 
Qui contacter pour obtenir un appui ou une assistance technique concernant Umoja? 

Umoja Foundation Functionality FAQs 

SHOPPING CART
I am not able to find a shopping cart in the work overview. I tried to use the option “Advance Search” but no Shopping Cart found.
I have a shopping cart approved by the Certifying Officer but I noticed that the status remains in "Awaiting Approval" status.
How do I view Shopping Carts that have already been created / saved? The requisitioner cannot see them under the main "Requisitioning" view.
How do I view Shopping Carts that have been raised by other members of my team?
How is Supplier Text and Internal Note used in the Shopping Cart and downstream steps?

INBOUND/OUTBOUND DELIVERY
An Inbound Delivery has been processed and finance wants to proceed with the payment of the invoice.
On the print out of a purchase order, please advise where the delivery date is populated from and why it is blank when on the shopping cart line item a delivery date is included?
What is the best way to search for Delivery Address?
Ref Main Item and Ref Main Item Number - what are these used for?

FUNDS AVAILABLITY
How do I view funds availability?
Can we specify different cost centres per line item, even if there is a cost centre already pre-populated?

WORKFLOW
When I or other members of my team may be on leave, how do I allow others to process my tasks in the workflow?

USER ACCESS REGISTRATION
For the missions, can you clarify who the approvers for the User Access Registration form should be?

MDM
Do offline forms require a manual signature as part of the approval process? 



Questions d’ordre général


Qui est conerné par Umoja?
 

Umoja est une initiative de réforme administrative intéressant le Secrétariat de l’ONU qui comporte une simplification radicale des processus opérationnels de l’ONU. En son fond, il consiste à mettre en œuvre le logiciel (SAP) du progiciel de gestion intégré (ERP).

Umoja offrira une méthode simplifiée et en temps réel pour la gestion des finances, des ressources et des actifs de l’ONU. D’ici 2016, le Secrétariat de l’ONU aura achevé la transition à Umoja en tant que système administratif central de l’ONU, remplaçant les anciens systèmes multiples et fragmentés comme IMIS, Mercury et Sun, ainsi que beaucoup d’autres.

Umoja n’est pas un acronyme. Ce mot signifie “unité” en swahili et, de manière appropriée, la solution Umoja représente une très rare opportunité pour l’ONU d’améliorer sa technologie, ses outils et ses pratiques conformément aux exigences du XXIe siècle, de se conformer aux normes internationales telles que IPSAS (Normes comptables internationales pour le secteur public), d'unifier des technologies d’information et des systèmes informatiques multiples de manière à éviter retards, gaspillage et frustration.

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Qui est concerné par Umoja?
 

Dans un projet de cette ampleur, une ferme gouvernance est essentielle: pour diriger le projet, suivre les progrès, résoudre les conflits sans retard, décider des priorités, aider à gérer les changements et communiquer le progrès aux parties intéressées. Le principal organe de prise de décisions concernant les politiques est le Comité directeur d’Umoja, qui relève du Comité de gestion.

La planification détaillée et l’exécution du projet sont assurées par l’équipe Umoja, sous la direction d’un Sous-Secrétaire général qui fait fonction de Directeur du projet et relève du Secrétaire général adjoint à la gestion. Le Directeur du projet rend compte en dernier lieu de l’exécution du projet en collaboration avec les Sous-Secrétaires généraux responsables des quatre principaux domaines d’activité: ressources humaines, finance et budget, chaîne logistique, et services centraux d’appui.

L’Équipe du projet Umoja comprend des experts en matière de gestion des changements, de gestion des processus, de gestion administrative et de gestion de la technologie, ainsi que des experts dans chacun des domaines d’activité. Ces experts fonctionnels se sont joints à l’équipe Umoja et proviennent de divers départements et bureaux au sein de l’ONU afin de garantir que la solution répondra aux besoins de l’ONU.

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Où puis-je trouver un complément d’information sur Umoja?
 

Site web Umoja 
Consultez-le de manière continue pour obtenir des informations à jour sur les progrès du projet, les matériaux de formation et d’autres ressources importantes comme: User Quick Guide, Umoja Journey of Goods, et Deployment Timeline.

Facebook

Visitez la page Umoja sur Facebook et le site www.facebook.com/unumojaCliquez “Like” afin de recevoir les dernières mises à jour d’Umoja et des photos de nos activités sur le terrrain.

Twitter

Suivez Umoja sur Twitter à www.twitter.com/unumoja pour obtenir les dernières nouvelles et informations sur le projet.

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Qu’est-ce qu’un SAP?

Programme d’ajustement structurel (“SAP”) est le nom du logiciel d’un progiciel de gestion intégré (ERP), au cœur de la solution Umoja. Umoja utilisera des types multiples de logiciel SAP. Nos systèmes de traitement de base sont fondés sur SAP ECC 6.0 et SAP Netweaver 7.3.

Un SAP fournira un système centralisé solide et financièrement intégré qui permettra à l’ONU de mieux gérer ses ressources, ses actifs et ses finances.

En outre, à partir de 2014, Umoja Extension 1 commencera à mettre en service les composantes de SAP que sont Employee Self-Service (ESS) et Management Self-Service (MSS), connu aussi sous le nom de "portail self-service", pour que le personnel des Nations Unies puisse gérer ses demandes en matière de prestations et de frais de voyage remboursables en remplissant moins de formulaires et en perdant moins de temps. Un complément d’information sera fourni sur cette nouvelle fonction en 2014.

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Qu’est ce qu’un ERP?

Un progiciel de gestion intégré (“ERP”) est un système d’application des technologies de l’information qui soutient des activités comme la gestion financière et budgétaire, la gestion des ressources humaines, la gestion de la chaîne logistique, les services centraux d’appui, et d’autres fonctions de base. Les ERP permettent de simplifier les opérations dans une organisation au moyen d’une conversion des processus, du partage des données communes, et de la mise en œuvre des meilleures pratiques et normes. 

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Qu’est-ce qu’IPSAS et comment IPSAS est-il lié à Umoja? 

Les normes comptables internationales pour le secteur public (“IPSAS”) sont un protocole de comptabilisation universellement accepté auquel l’ONU se conformera pleinement d’ici 2014, suivant la recommandation de l’Assemblée générale en 2006.

En se conformant à IPSAS, l’ONU garantira que ses pratiques comptables sont alignées sur les meilleures pratiques du secteur, permettant ainsi une transparence et une responsabilisation financières accrues, une meilleure prise de décisions résultant d’informations financières plus détaillées, une cohérence et une comparabilité accrues des états financiers entre les bureaux et les lieux d’affectation, et un accès complet et facile à une information plus détaillée sur les coûts et les dépenses.

L’ONU est progressivement passée de sa propre série de normes comptables (UNSAS) à l’adoption des nouvelles normes internationalement acceptées de manière à rendre son système financier et de présentation des données financières plus efficace et transparent.

Pour s’informer des normes IPSAS et savoir comment et pourquoi l’ONU se conforme à IPSAS, prière de visiter  http://ipsas.un.org (réseau ONU seulement).

La solution Umoja et IPSAS s’accordent parfaitement. L’utilisation de SAP comme nouveau logiciel du progiciel de gestion intégré dans l'ensemble du secrétariat de l’ONU garantira encore mieux que l’ONU se conforme aux normes IPSAS dans toutes ses transactions financières une fois qu’Umoja aura été déployé.

L’équipe Umoja travaille en liaison étroite avec l’équipe de mise en œuvre d’IPSAS au sein du Bureau de la planification des programmes, du budget et de la comptabilité (OPPBA) de l’ONU dans toutes ses activités préparatoires visant à déployer la solution Umoja.

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Méthode et calendrier


Quand Umoja sera-t-il mis en œuvre? 
 

Cliquez pour visualiser le calendrier de déploiement d’Umoja 

  



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Pourquoi Umoja est-il mis en œuvre par étapes? 
La mise en œuvre d’Umoja par étapes permet à l’ONU d’amoindrir les retards, d’absorber les changements à un rythme supportable, et de faire face à certains des risques liés au déploiement d’une solution globale dans une organisation mondiale. 
 

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Changements et avantages 

Pourquoi l’ONU met-elle en œuvre Umoja?
 

Umoja améliorera la responsabilisation, la transparence et les contrôles internes pour tous les types de ressources. Il aidera à améliorer la prise de décisions et les capacités de planification en fournissant des rapports et des données à jour et exactes. En outre, Umoja permettra aux administrateurs une planification et des contrôles plus stricts sur le plan financier et garantira la conformité avec les normes du secteur public telles qu’IPSAS. 

La solution Umoja représente une très rare opportunité pour l’ONU de:

  • Améliorer sa technologie, ses outils et ses pratiques conformément aux exigences du XXIe siècle.
  • Se conformer aux normes sectorielles internationales telles qu'IPSAS (Normes comptables internationales pour le secteur public), ou même les dépasser.
  • Simplifier les processus administratifs fragmentés afin de permettre aux administrateurs et au personnel de centrer son attention     sur un travail valorisant plutôt que sur la paperasserie.
  • Unifier les systèmes multiples de technologie et l'information et informatiques de manière à éviter retards, gaspillage et frustrations

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En quoi Umoja diffère-t-il des systèmes que nous utilisons déjà? 

Un système ERP (Progiciel de gestion intégré) constitue un moyen efficace de transférer et de partager l’information entre de nombreuses fonctions différentes dans un domaine d’activité donné, au lieu de devoir maintenir des versions parallèles de cette information dans de multiples systèmes dont chacun est unique. Cela permet à l’ONU de limiter les activités superflues et d’éliminer les informations contradictoires concernant vendeurs, clients, ressources, employés et autres données critiques utilisées pour prendre des décisions et mener à bien des transactions.

Pour qu’un tel système soit véritablement efficace, l’ONU devra changer radicalement et moderniser la conduite de ses activités quotidiennes, en rationalisant et simplifiant les processus.

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En quoi Umoja sera-t-il utile à l’ONU? 

Le personnel de l’ONU ne se limitera pas à apprendre un nouveau système, mais il acquerra des manières plus efficaces et plus efficientes de travailler. Les membres du personnel ne seront plus asservis à des tâches répétitives et superflues, ce qui leur permettra de consacrer leur énergie à fournir des services valorisants. En outre, ils seront en mesure de mettre à jour leur information personnelle, de remplir des formulaires de demande de prestations, de visualiser les jours de congé qui leur restent, de présenter des demandes d’autorisation de voyage et leurs frais de voyage, ainsi que le paiement de chèques – tout cela en ligne.

La solution Umoja permettra de:

  • Fournir à tous les bureaux du Secrétariat un système transactionnel intégré

  • Remplacer ou intégrer les nombreux anciens systèmes existants tels que IMIS, Mercury et Sun

  • Réduire le temps et les ressources qu’absorbent les processus manuels, à l’aide d’un support imprimé

  • Accroître le temps et les ressources orientés vers les programmes qui font une différence dans la vie des bénéficiaires de l’action    de l’ONU

  • Doter le personnel de l’ONU de technologies modernes et de savoir-faire plus avancés

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Quels sont les avantages d’Umoja?  

Ce sont les suivants:

Renouveler la manière dont l’ONU gère ses ressources humaines, financières et matérielles, lui faisant adopter les normes communes généralement en vigueur
Améliorer la prise de décisions en établissant un lien étroit entre programmes et opérations et, d’autre part, les ressources affectées
Réduire le temps pris en moyenne par les processus administratifs, en simplifiant, intégrant et automatisant les processus de gestion
Accroître l’efficience en réduisant le temps consacré par le personnel aux processus manuels, tout en améliorant la responsabilisation sur les contrôles internes
Rendre possible la mise en œuvre d’IPSAS par le Secrétariat

Cliquez l’image pour visualiser les dix améliorations essentielles
 


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Quels effets aura Umoja sur les employés à l’intérieur de l’ONU? 

En même temps que les processus seront simplifiés et rationalisés grâce à cette initiative, les rôles changeront à l'intérieur de l’ONU, les effets sur les membres du personnel varieront en fonction de leurs rôles et positions. Le point le plus important à garder en mémoire est qu’Umoja diminuera le temps passé par le personnel à des travaux d’écriture. Umoja nous permettra de travailler ensemble plus efficacement au service de nos mandataires et des bénéficiaires de notre action.

Des activités d’alignement sont en cours pour examiner en détail les impacts du changement, notamment les changements apportés aux divers rôles. Nous vous fournirons une information détaillée à mesure que les nouveaux rôles et processus sont mis au point.

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Quels types d’activité sont changés dans le cadre d’Umoja? 

Pour avoir un exemple de la manière dont Umoja changera les méthodes de travail de l’ONU, visualiser  Journey of Goods passer en revue les points de discussion.

Umoja changera notre manière de conduire des activités de types très variés, depuis la commande de matériel et le suivi des stocks à la conduite de toutes nos activités financières et des projets de gestion. Il aura aussi un impact sur la manière dont nous gérons nos actifs, nos activités d’intérêt humain et divers autres processus.

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Principaux changements par domaine d’activité 

Quelles catégories de postes seront les plus affectées par Umoja? 

Umoja affectera le plus directement les membres du personnel travaillant dans les domaines suivants: Finance, Achats, Ressources humaines, Logistique et autres services d’appui.

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Quels sont les avantages pour le personnel qui conduit des processus de gestion transactionnelle dans les domaines d’activité d’Umoja? 

Umoja libérera les membres du personnel de nombreux processus routiniers (bureau et administration), leur permettant de consacrer l’essentiel de leur temps à des activités stratégiques et de fond qui permettront à l’Organisation de mieux s’acquitter de ses mandats sur le long terme.

  • Gestion de la technologie: regrouper les principaux systèmes faits sur mesure qui coûtent cher à entretenir et ne peuvent interagir aisément en vue d’une solution globale qui utilise la technologie dominante afin d’améliorer la prise de décisions (les systèmes anciens qui seront progressivement remplacés comprennent IMIS, SUN, Mercury, Procure+ et éventuellement Galileo)

  • Étant donné que les processus administratifs seront normalisés dans tous les lieux d’affectation, les membres du personnel qui changent de lieu d’affectation auront besoin de moins de temps pour se familiariser avec les méthodes de travail locales

  • Umoja offrira aux membres du personnel de l’ONU des occasions d’améliorer leur savoir-faire en les préparant à acquérir une connaissance complète des technologies les plus récentes.

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Quels sont les principaux changements pour le personnel affecté aux services financiers? 
 

  • Conformité aux normes comptables internationales pour le secteur public (IPSAS), qui sont les normes modernes de comptabilité 

  • Automatisation des processus financiers avec de meilleurs contrôles: le système vérifie automatiquement si des fonds suffisants sont disponibles avant une demande d'achat, le processus de paiement est engagé quand une marchandise est réceptionnée dans le système, le paiement des factures suppose l’inscription de l’accusé de réception sur le registre approprié et la triple correspondance (“3-way matching”) automatisée de l’accusé de réception, de la facture et du bon de commande

  • Les comptes bancaires, les fonds, les actifs et les autres données clefs figurent dans un registre central et sont communiqués à tous les services de l’ONU

  • Les administrateurs auront un accès direct à l’information financière en temps réel et aux autres données et rapports sur les programmes/projets

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Quels sont les principaux changements pour le personnel affecté aux activités suivantes: Chaîne logistique/Achats/Logistique? 
 

  • L’ONU aura une série de données unique pour les vendeurs, les matériels et les services, figurant dans un registre central et communiqués à tous les services de l'ONU

  • Meilleure intégration avec les services financiers 

  • Procédures automatisées des demandes de fournitures et des achats: les auteurs de demandes de fournitures peuvent chercher dans un catalogue central qui contient les listes de tous les biens et services à leur disposition d’après les contrats en cours, les bons de commande sont créés automatiquement en utilisant l’information provenant des demandes de fournitures (si elles procèdent du catalogue), le processus d’achat peut être suivi de bout en bout

  • Un système d’achats unique permet d'établir un compte rendu anticipé à partir d'une source unique

  • Le processus d’acquisition à bas prix ne reposera plus sur des documents imprimés

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Quels sont les principaux changements pour le personnel affecté aux Services centraux d’appui? 
 

Gestion des installations:

  • Les biens immobiliers, les actifs, et les autres données de référence figureront dans un registre central et seront communiqués à tous les services de l'ONU

  • Les contrats de location seront maintenant suivis dans le système

  • La communication automatisée à l’échelle de l’ONU permettra les prévisions et la planification spatiale

Services au public et au personnel:

  • Les vendeurs et les clients recevront des listes de factures détaillées et groupées (et non plus multiples)

  • Les achats pour des tiers seront faits dans le cadre d’Umoja

  • La gestion des subventions et des fonds d’affectation spéciale sera directement intégrée au processus d’établissement des factures de sorte que les factures liées aux subventions seront automatiquement produites

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Quels sont les principaux changements dans le domaine des Ressources humaines? 
 

  • Les données relatives au personnel des Nations Unies figureront dans un registre central et seront communiquées à tous les services de l'ONU

  • Le transfert de membres du personnel d’un lieu d’affectation à un autre se fera sans aucune difficulté

  • Les administrateurs auront accès à une information à jour sur la dotation en effectifs et sur les structures organisationnelles

 

Le portail Employee Self-Service (ESS) permettra aux membres du personnel de:

      a) Visualiser et mettre à jour leur profil individuel
      b) Initier et suivre les demandes de prestations et droits
      c) Présenter directement des demandes d’autorisation de voyage et soumettre des réclamations par voie électronique

 

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Quels sont les avantages indirects d’Umoja pour le personnel? 
 

 

  • Processus d'opérations: abandon des méthodes de travail qui varient d’un lieu d’affectation à un autre en faveur d’un mode unique de prestation des services administratifs en utilisant une source unique de données, ce qui améliorera la rapidité et l’efficacité

  • Traitement plus rapide et plus simple des transactions administratives avec un élargissement du portail Employee Self-Service.

  • Satisfaction du personnel: on ira vers une cohérence accrue dans l’ensemble de l’Organisation, et vers une réduction du temps perdu à des tâches administratives routinières.

 

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Formation et communications  

Comment les changements seront-ils communiqués au personnel? 
 

L’équipe Umoja conduit actuellement une campagne de communication et d’engagement très active afin de préparer le personnel aux changements introduits par Umoja. Les mises à jour et les importants documents et ressources sont communiqués au personnel sur le site web d’Umoja et par l'entremise de médias sociaux comme Facebook et Twitter. Si vous ne l’avez pas déjà fait, vous pouvez avoir accès aux documents clefs au lien suivant:

En outre, l’équipe Communications crée un bulletin mensuel (disponible sur le blog Umoja Newsroom) en complément aux articles iSeek portant sur des points particuliers afin de tenir les parties intéressées au courant des dernières informations et nouvelles relatives au projet.

Enfin, si vous avez été désigné comme utilisateur final d’Umoja, vous commencerez à recevoir des communications, des messages destinés au personnel et des communications ciblées concernant la formation et le déploiement d'Umoja au cours des deux mois le précédant.

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Comment le personnel sera-f-il formé à utiliser Umoja?  
 

La formation à Umoja suit strictement le déploiement d’Umoja et utilise la méthode de Formation du formateur (Train-the-Trainer) afin d’édifier une capacité locale de formation et de suivi permanent.

  • Des experts désignés seront formés par l’Équipe du projet Umoja et, à leur tour, ces experts/formateurs formeront les utilisateurs finaux et seront les personnes auxquelles s’adresser dans leurs domaines respectifs d’activité. 
  • Une formation sur place des utilisateurs finaux sera prévue six semaines avant l’entrée en service effective d’Umoja dans chaque domaine prévu. 
  • Un aspect clef de la formation des utilisateurs finaux d’Umoja est qu’elle sera conçue en fonction de leur rôle. Pour chaque rôle, il existe un programme spécifique à suivre et les utilisateurs finaux participeront à des cours conçus en fonction de leur rôle actif.
Tous les membres du personnel

Tous les membres du personnel de l’ONU peuvent passer en revue les matériels généraux de formation à Umoja dans la section Training de ce site web.

Utilisateurs finaux 

La formation des membres du personnel désignés comme utilisateurs finaux d’Umoja se fera environ quatre à six semaines avant le déploiement à chaque lieu d’affectation. Les utilisateurs finaux (c’est-à-dire les membres du personnel qui ont été reconnus comme jouant un rôle actif officiel dans Umoja) recevront à l’avance une information sur leur rôle, les conditions à remplir et le calendrier des cours.

Comme tous les membres du personnel, les utilisateurs finaux d’Umoja peuvent visualiser les matériaux de formation générale à Umoja sur la section Training de ce site web. Cependant, afin d’être certifiés, les membres du personnel désignés comme utilisateurs finaux devront suivre une formation à travers Inspira et une formation sur place sous la direction d’un instructeur.

Les membres du personnel ayant des rôles actifs spécifiques dans Umoja devront mener à terme tous les cours requis afin de devenir des utilisateurs certifies d’Umoja.

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Quelle formation est disponible pour Umoja?  
 

On recourt à un ‘apprentissage mixte’ pour la formation. Afin de satisfaire aux différents besoins d’apprentissage et de faciliter le transfert de connaissances, le programme de formation à Umoja comprend:

  1. Une formation informatique (tous membres du personnel de l’ONU)

  2. Des cours sous la direction d’un instructeur (utilisateurs finaux d’Umoja seulement)

  3. Apprentissage par simulation (utilisateurs finaux d’Umoja seulement)

  4. Assistance en cours d’emploi (utilisateurs finaux d’Umoja seulement)

  5. Séances de formation pratique (utilisateurs finaux d’Umoja seulement)

 

Pour Umoja Démarrage, la formation informatique comprend des cours de niveau 1, de niveau 2 et de niveau 3:

  • Les cours du niveau 1 sont une introduction/des aperçus généraux sur la manière dont les différents domaines d’activité fonctionnent dans Umoja.
  • Les cours du niveau 2 sont des cours de navigation qui guident les utilisateurs à travers les principes fondamentaux leur permettant de dominer le système Umoja.
  • Les cours du niveau 3 sont avancés, de niveau transactionnel et doivent être suivis sous la conduite d’un instructeur. Ces cours contiennent aussi des liens à des simulations que l’on ne peut visualiser qu’en explorant le réseau ONU.

Les cours des niveaux 1 et 2 sont indispensables pour suivre les cours avancés de niveau 3. Tous les membres du personnel de l’ONU peuvent visualiser les cours du niveau 1 et du niveau 2 (pour le Démarrage seulement) à la section Training de ce site web. Mais les utilisateurs finaux d’Umoja doivent se soumettre à une évaluation pour les cours des niveaux 1 et 2 via Inspira afin d’être certifiés et de satisfaire aux conditions préalables imposées pour suivre les cours du niveau 3.

Les cours du niveau 3 sont offerts aux membres du personnel désignés comme utilisateurs finaux d’Umoja exclusivement, et il faut y accéder via Inspira. Les membres du personnel dotés d’un rôle actif spécifique dans Umoja recevront des instructions sur les conditions préalables pour suivre les cours et sur le calendrier de la formation sur la conduite d’un instructeur, environ 4 à 6 semaines avant le déploiement d’Umoja à leur lieu d’affectation.

 

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Comment ai-je accès à la formation à Umoja?
 

Si vous avez été reconnu comme utilisateur d’Umoja, vous devez avoir accès à la formation informatique (Computer Based Training) et/ou aux cours via Inspira afin d’être certifié.

Vous pouvez accéder au niveau 1 (Overview/Aperçu général) et au niveau 2 (Navigation) des cours de formation informatique pour Umoja Démarrage à la section Training de ce site web.

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Où trouver de l’aide après la formation? 
 

Une structure d’appui sera mise en place dans le cadre du déploiement d’Umoja. La structure d’appui comprendra un appui auprès du bureau local, des experts de traitement dans chaque domaine d’activité (Finance, Achats, Chaîne logistique/Logistique, Ressources humaines, Gestion des projets, Ventes et Biens immobiliers) et un appui technique.

Avec le temps, un appui permanent à la formation et une formation aux utilisateurs finaux seront dispensés en fonction des besoins. Le contenu de la formation et des matériaux d’apprentissage seront encore améliorés et élargis, et les méthodes et prestations de la formation seront améliorées en permanence, avec l’aide de la rétroinformation et des évaluations. 

 

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Assistance technique 

What is EIDMS?

EIDMS is a unique ID number that allows OICT to map users to Umoja. It is more unique, sophisticated and secure than your staff index number or email address. Receiving your EIDMS credentials and activating them to log in to the Umoja Dashboard is the first step to accessing Umoja Production Systems. 


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How do I activate my EIDMS account?

If you have been identified as an Umoja end-user for deployment at Cluster 1 Missions, you should have received an activation email from eidmssupport@un.org providing a login name, temporary password and instructions on how to log in to EIDMS.

To activate your EIDMS account, visit http://eidms.un.org and activate your EIDMS account using the login name and temporary password you were provided.

For step-by-step instructions on activating EIDMS, please see the Umoja User Quick Guide.

Please note: You cannot request EIDMS activation for yourself by emailing eidmssupport@un.org. Please see below on what to do if you have not received an EIDMS activation email.


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What do I use my EIDMS account for?

Your EIDMS credentials allow you to log in to the Umoja Dashboard at https//login.umoja.un.org.

From the Umoja Dashboard, you can access Training Practice Systems as well as Umoja Production Systems using separate credentials as outlined below:

If you are an Umoja end-user assigned to classroom training, you have received a generic User ID and password to access Training Practice Systems from the Umoja Dashboard.

A separate User ID and temporary password, different than your EIDMS credentials, will be provided to you to log in to Umoja Production Systems from the Umoja Dashboard. 


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I have not received an activation email from EIDMS. Who should I contact?

Please confirm with your supervisor that you are on the list of identified end-users of Umoja.

If you have confirmed that you are an identified Umoja end-user, and that you have not received an EIDMS activation email, please ask your Site Coordinator to contact Umoja on your behalf.

Please note: You cannot request EIDMS activation for yourself by emailing eidmssupport@un.org.

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Comment me connecter à Umoja? 
 

Voir le Guide rapide de l’utilisateur (User Quick Guide) sur le site web d’Umoja pour les instructions données pas par pas sur la connection à Umoja, l’acccession aux systèmes de production d’Umoja, et la demande d’appui technique.


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Qui contacter pour obtenir un appui ou une assistance technique concernant Umoja? 
 

Si vous n’êtes pas encore en mesure de trouver une réponse ou une solution à votre problème, prière d’obtenir un ticket de service auprès de votre centre d’assistance (Helpdesk) local. Consulter l’User Quick Guide pour les procédures du centre d’assistance et l’information sur les contacts.


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Umoja Foundation Functionality FAQs


Shopping Cart

I am not able to find a shopping cart in the work overview. I tried to use the option “Advance Search” but no Shopping Cart found.

The user will not be able to find a Shopping Cart in the work overview and Advanced Search if he is logged into Umoja as buyer. Buyer will be able to see shopping cart line items once the Shopping Cart is approved in the Sourcing Cockpit.

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I have a shopping cart approved by the Certifying Officer but I noticed that the status remains in "Awaiting Approval" status.

In this specific case, the Shopping Cart has two levels of approvals. Go to the Shopping Cart, tab approval and you will notice that another level of approval is required.

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How do I view Shopping Carts that have already been created/saved? The requisitioner cannot see them under the main "Requisitioning" view. 

Ensure that the "Show my team carts" checkbox is checked, then click "Apply" and "Refresh."

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How do I view Shopping Carts that have been raised by other members of my team?

Click on the "Team Carts" query, and then click "Refresh."

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How is Supplier Text and Internal Note used in the Shopping Cart and downstream steps?

Supplier Text is printed on the Shopping Cart and PO printouts as an item long description. Internal note is not printed on any of the forms, but is still visible to Procurement and is still passed on to the follow-on document (PO, RFx, etc.).

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Inbound/Outbound Delivery

An inbound delivery has been processed and finance wants to proceed with the payment of the invoice.

Finance cannot proceed with the payment if the R&I document is not processed in Umoja.  

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On the print out of a purchase order, please advise where the delivery date is populated from and why it is blank when on the shopping cart line item a delivery date is included?

Delivery date for service POs will be blank at the header level. Instead, for services, the dates are printed at the line item level since they can be specified as a timeframe (a from-to range instead of a single delivery date).

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What is the best way to search for Delivery Address?

Search by the Organizational Unit.

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Ref Main Item and Ref Main Item Number - what are these used for?

These are mostly used for the options solution, e.g. if you are ordering an additional item with a "main item" like a power supply to a computer. This is NOT mandatory to be populated, so please leave blank unless it is necessary for your scenario.

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Funds Availability

How do I view funds availability?

Go to ECC, run the funds report. Select Z1 ledger, and "Posting Address" as the search option. T-code is FMAvCR02. Note that this is for the time being, as a funds report will be released by BI in the future.

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Can we specify different cost centres per line item, even if there is a cost centre already pre-populated?

Yes, depending on which cost centre/funds centre the budget for the requirement is.  

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Workflow

When I or other members of my team may be on leave, how do I allow others to process my tasks in the workflow?

In your Workflow Overview screen, click on the paper icon to the right of the refresh button. This will bring up a menu where you can select "Manage Substitution Rules." These rules will allow you to delegate your tasks while you are on leave, for a specific timeframe or indefinitely.

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User Access Registration

For the missions, can you clarify who the approvers for the User Access Registration form should be?

The SLO (Security Liason Officer) is assigned by the Chief CITS and assists the user in completing the form. Once completed, the form should be submitted to the Section Chief for review and approval. The Section Chief is usually also the Functional Approver in most cases.

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MDM

Do offline forms require a manual signature as part of the approval process?

MDM does not require forms to be manually signed as part of the Approval process. Simply typing the name in the field will suffice. The form was designed with the option for manual signatures in case of blackout periods.

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